אישור ניהול ספרים

אישור ניהול ספרים מהווה מסמך המאשר כי ניהול הנהלת החשבונות כפי שמתבצע בספרים המיועדים לכך מתבצע כסדרו ועל פי חוק. מדובר באמצעי שממנו מסוגל פקיד השומה ומנהל מע"מ להבין את אופן הניהול השוטף של בעל העסק, את תקינותו, חוקיותו וכמובן נכונותו. כעת נתייחס לאישור המדובר, לחוק ניהול הספרים ולאופן קבלתו של האישור.

מה קובע החוק לגבי ניהול ספרים תקין?

כל בעלי העסקים נדרשים לניהול שוטף, תקין וחוקי של ספרי החשבונות שלהם על פי חוק. למעשה, בעלי העסקים רשאים לבחור באחת משתי דרכי ניהול:

השיטה החד צידית – רישום הכנסות והוצאות שהתקבלו בעסק, מה שמספק ניהול נוח ויעיל מאוד בספר החשבונות, אם כי לא מלמד מספיק על המצב של העסק למעט רווחיותו, כך שהשיטה תתאים לעסקים קטנים שאינם מחויבים לעבוד בשיטה הכפולה.

השיטה הדו-צידית (הנהלת חשבונות כפולה) – אישום כל פעולה כלכלית שבוצעה בעסק. כלומר, ניתן ללמוד הרבה מעבר להכנסות והוצאות, כמו למשל להבין מהי יתרת החוב של לקוח בעסק, מה המצב הפיננסי בבנק, כמה חייב העסק לספקים שלו ועוד. שיטה זו מורכבת בהרבה ומצריכה ידע מקצועי בחשבונאות. חברות ועוסקים מורשים עם מחזור כספי גדול נדרשים לניהול ספרי חשבונות בשיטה זו.

התנהלות מצד בעל העסק, שתביא למתן אישור ניהול ספרים

כדי לקבל אישור ניהול ספרים, לא די באופן הניהול עצמו ובתיעוד, אלא גם בפעולות חוקיות נוספות להן כל עסק מחויב:

• הוצאת קבלה מיד עם קבלת התקבול (רישום במועד מאוחר יותר עלול להביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות של העסק!)
• הוצאת חשבונית עסקה שבה מופיע הסכום לתשלום בעקבות שירות שניתן ללקוח, מה שנפוץ אצל עסקים במקצועות חופשיים שמנפיקים חשבונית מס לאחר קבלת התשלום, או בקרב עוסקים פטורים שיכולים להוציא קבלה בלבד ולא חשבונית מס.
• לחילופין, אצל עוסקים מורשים תופק חשבונית מס בצירוף מע"מ, לאחר מתן השירות או ביצוע המכירה. חשבונית המס קובעת מבחינת רשות המיסים את ההכנסה.
• תיעוד חוץ הכולל מסמכים שנוגעים לניהול העסק כמו חשבוניות טלפון, חשמל, שכירות ועוד. הוראות ניהול ספרים מחייבות שמירה של כל התיעוד במשך 7 שנים, יחד עם כל המסמכים לגבי חשבונות בעסק.
• ניהול ספר הזמנות הכולל תיעוד של כל הזמנת עבודה לרבות תאריך ההזמנה, פרטי המזמין ומספר ההזמנה.
• הנפקת תעודת משלוח (לעסקים סחירים) הכוללת רישום של סוג הסחורה, שעת ההעברה והחתימה של הלקוח לאחר שהמשלוח נמסר.
• ניהול ספרים נוספים במקרה הצורך לפי סוג העסק, כמו למשל ספר המחאות, ספר רכב, ספר לקוחות, יומן עבודה, יומן רופא.

כעת משהבנו את הוראות החוק הבסיסיות בנוגע לניהול ספרים, ניגע בקבלת אישור ניהול ספרים המהווה "תו תקן" לניהול תקין וחוקי של כל הספרים בהתאם להוראות החוק. הספר אמור לדווח כמובן על מה שקורה בעסק מבחינה כלכלית, אך קבלת האישור לגביו לא בהכרח קובעת עמדה אישית ביחס לתקינות הדוחות, נכונות הסכומים או מועדי ההגשה.

איך מקבלים אישור ניהול ספרים?

יש להגיש לפקיד השומה במס הכנסה בקשה למתן אישור ניהול ספרים, הכרוכה במילוי טופס מתאים. את הטופס חשוב להקפיד למלא בדיוק על כל הפרטים הנדרשים בו. לאחר מכן יש להיכנס לאתר רשות המיסים, לבצע בדיקת אישור ניהול ספרים ולברר האם פקיד השומה כבר הוציא אישור ניהול ספרים.

אישור ניהול ספרים בעקבות ניכוי מס במקור

עסקים נדרשים לבצע ניכוי מס במקור, כאשר על פי החוק עליהם לגזור שיעור מסוים מהסכום שמתקבל כלפיהם בכל עסקה ולהעבירו לרשות המיסים. למעשה, שיטת ניכוי המס במקור מאפשרת להביט על העניין כמקדמות מס שנתיות, כך שהעסק למעשה מפקיד על חשבון את סכומי המס שנגבו בסיום כל עסקה, מה שאמור להפחית בפועל מיתרת החוב לתשלום בסיום השנה כך שבסיומה יישארו רק ההפרשים. כמובן שהדבר מתבצע על סמך הפער בין גובה המקדמות לבין גובה המס בפועל בהתאם לרווחים שהצטברו לאורך כל השנה.

כיצד קשור הדבר לקבלת אישור ניהול ספרים? משום שגם בניכוי מס במקור קיים אישור מצד פקיד השומה, אותו העסק שואף לקבל. יחד עם זאת, עסקים המחויבים הן בניהול ספרי חשבונות והן בניכוי במקור, נדרשים תחילה להציג את ספרי החשבונות שלהם לרבות תיעוד של ניכוי המס במקור על מנת שיופק להם אישור. אם אינכם בטוחים בחובה האישית שלכם לערוך ניכוי מס במקור או בשיעור המס שאמורים לנכות, יש להתייעץ על כך עם רואה חשבון.

להבדיל מניהול ספרי חשבונות, ניכוי מס במקור הוא פעולה שעשוי להתקבל לגביה פטור. אם העסק מפגין עמידה מלאה בתשלום המקדמות שלו בזמן ובמשך יותר משנת מס אחת, הוא יוכל לבקש להימנע מביצוע הניכוי ולקבל על כך פטור. הדבר מתרחש כמובן ככל שהעסק מקבל אישור ניהול ספרים שמעיד על פעילותו התקינה והחוקית. נציין כי עוסקים פטורים אינם נדרשים לערוך ניכוי מס במקור.

חשיבותם של אישורים מהספק

כאשר אנחנו נדרשים לפעול בצורה תקינה מול מס הכנסה, צריך להבין גם את הדרך שבה הוא מתייחס למצבים מסוימים. מה קורה כאשר אנחנו עובדים למשל עם ספק שלא נוהג להוציא לנו חשבונית מס? במקרה כזה, יש סיכוי גדול מאוד שרשויות המס יסרבו להכיר בתשלום לאותו הספק, כך שהתשלום כלפיו לא ייחשב כהוצאה מוכרת (כלומר לא מהווה חלק מהוצאות העסק).

בנוסף, יש לקבל אישור ניכוי מס במקור מכל ספק לפני ביצוע התשלום. אם למשל לספק מסוים קיים ניכוי מס במקור בשיעור של 30% וכעסק לא ידענו מהנושא, ביום שבו ייבדקו ספרי ניהול החשבונות מצד פקיד השומה, יידרשו מאיתנו לשלם את אותם 30 האחוזים שהיינו אמורים בפועל לקזז מהספק.

אז כמובן שבחשבונית של 300-400 שקלים לא מדובר בסכום מהותי מאוד, אך בחשבוניות בסדרי גודל של 100-200 אלף שקלים כבר מדובר בסכום גבוה וכבד מאוד לתשלום פתאומי, ייתכן שגם בפעימה אחת. לא אחת קורה שרשויות המס דורשות בתשלום של אלפי שקלים וכידוע, אי ידיעת החוק אינה פוטרת מעונש ותיאלצו לשלם עד השקל האחרון.