הנהלת חשבונות מסייעת לכל עסק לרכז את תנועותיו הכספיות, כך שהוא יוכל לחשב כראוי את התחייבויותיו ותקבוליו ולראות בסופו של דבר עלייה עם הזמן ברווחים. הנהלת החשבונות אחראית בין היתר על תקשורת רציפה מול ספקים, לקוחות בשלב הגבייה והבנקים, לצד טיפול בדוחות פיננסיים המתאימים לרשויות המס ובהתאם לחוק וכלל הפעילות העסקית.
הנהלת חשבונות ככלי לשליטה מלאה בעסק
כל עסק וללא שום קשר לתחום ומהות עיסוקו, נדרש לנהל את חשבונותיו. הנהלת חשבונות תקינה היא אמצעי ניהולי הכרחי ומרכזי מאוד בחיי העסק ובפעילות של בעליו והיא מתייחסת בעיקרה לרישום כל הפעולות הכספיות שמתרחשות בארגון: תקבולים, הכנסות, הוצאות והתחייבויות.
הנהלת החשבונות לוקחת חלק גם בקרב עצמאיים, גם בקרב עסקים קטנים ובינוניים וגם בקרב חברות גדולות ועמותות. רוב העצמאיים יעדיפו לנהל עצמאית את חשבונותיהם, בעוד שחברות גדולות במשק הישראלי כבר משתמשות לא פעם במחלקות הנהלת חשבונות שלמות, או לכל הפחות במנהלי חשבונות מנוסים במיקור חוץ.
את סוגי הנהלת החשבונות נהוג לחלק לשניים:
הנהלת חשבונות חד צדדית – פעולות התיעוד להכנסות והוצאות, יחד עם אינפורמציה תוצאתית (רווח והפסד). סוג זה מאפיין בעיקר עסקים קטנים ועצמאיים/ פרילנסרים, שכן חברות וארגונים גדולים לרבות עמותות מגודל מסוים מחויבות בהנהלת חשבונות כפולה.
הנהלת חשבונות דו צדדית (הנהח"ש כפולה) – תיעוד המקור לקבלת כספים ונכסים ותיעוד השימוש המדויק בכל אחד מהם באופן נפרד. ביצוע הנהלת חשבונות כפולה מספקת תמונה כוללת ומלאה על מצב העסק ומאפשרת חיזוי רווח והפסד מדויק, לרבות בחינת יתרות במאזן הכספי, ההון שגויס ויתר ההתחייבויות והנכסים.
הנהלת חשבונות לעסקים קטנים
על פי רוב, הנהלת החשבונות מתמקדת בדיווחים חודשיים לרשויות המס ולהכנת משכורות לעובדי הארגון. הגורמים שלהם נדרשים בעלי העסקים לדווח הם כמובן מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, כך שעליהם להעביר את כל המסמכים והחומרים לאורך השנה כדי להכין דוחות שנתיים ורבעוניים כנדרש.
הנהלת חשבונות בקרב עסקים קטנים – פטורים ומורשים, נחשבת לשירות נפוץ יחסית ולכן חשוב לדייק בפעולות המלאות שרואה החשבון יכול לבצע כדי לשמור על תקינותו ויעילותו של העסק: הוצאות חשבוניות, טיפול במשכורות העובדים (חשבות שכר), גבייה מלקוחות, ניהול מעקב אחר תשלום לכל הספקים, טיפול בסוגיות שונות מול הבנק, רישום מלאי, הפקת דוחות לרבות רווח והפסד וצפי הכנסות, מעקב אחר התזרים והתייעלותו ועוד.
החלק הייחודי ביותר בעבודת הנהלת החשבונות לעסקים הקטנים הוא הטיפול בצמיחה והגדילה לכדי עסקים בינוניים ואף גדולים. זהו תהליך שדורש תשומת לב וקפדנות רבה מאוד ברמת תכנוני המס, הליווי העסקי והפיננסי וכל פעולות הנהלת החשבונות, שכן כל רווח קטן מהתשלום אצל העסק הקטן צריך לבוא בחשבון ולהישאר מסודר ויציב על פני תקופה. באופן הזה, יהיה ניתן לבלום טלטלות בחיי העסק ולאפשר לו לעמוד גם במשברים שבכל מצב אחר היו פוגעים בו עד כדי סגירה.
הנהלת חשבונות חיצונית באמצעות משרד רואי חשבון
לא בכל עסק קיים צורך לרואה חשבון "אינהאוס" המשלם את משכורתו, כך שבחלק גדול מהמקרים, מלאכת ניהול החשבונות תופקד בידי משרד רואי חשבון שמקבל את העסק כלקוח. הדבר מתבצע בעיקר לטובת צמיחה עסקית וחתירה לרווחיות גבוהה יותר, מה שדורש מבעלי העסק להתפנות מעצמם לניהול הליבה של העסק שלהם ולהקצות את הנהלת החשבונות לגורם אחר.
מנהל החשבונות חשוף מטבעו למידע הרגיש והחיוני ביותר של העסק ולכן הוא דורש לא רק במקצועיות מלאה, אלא גם במיומנות גבוהה ובאמינות בלתי מתפשרת. מלבד ניהול הגבייה, התשלומים, המלאים וכלל הדוחות, רואה החשבון הוא גם הגורם הרשום והמייצג מול הרשויות, אשר מגיש להן את הדוחות התקופתיים, מתנהל מולן לעניין המקדמות, עורך חישובי תשלומי מע"מ וביטוח לאומי, מסייע בתכנון המס, עורך את הדו"ח השנתי למס הכנסה, מטפל במילוי תקין של הצהרת ההון ועוד.
הנהלת חשבונות לעסקים גדולים
במשק הישראלי, עסקים גדולים מוגדרים ככאלה שמחזור ההכנסות השנתי שלהם עומד על 15 מיליון שקלים ומעלה ושכוח העובדים שלהם מונה למעלה מ-50 עובדים. כמובן שהגדרה זו מציבה כל עסק גדול כחברה בע"מ או תאגיד וזאת בהתאם לכל צורות ההתאגדות המקובלות.
בחברות אלה, קיימת פעילות עסקית הרבה יותר מורכבת, המכילה בתוכה מגוון רחב מאוד של פעולות ועסקאות שצריך לשלוט בהן. משכך, להנהלת החשבונות של אותו הארגון תהיה עבודה מאומצת בהרבה, הדורשת התנהלות שוטפת וגדולה יותר מול רשויות, מוסדות, ספקים ועוד.
כאן כבר תהיה מעורבת הנהלת חשבונות פנימית שמבוצעת על ידי עובדים מתוך הארגון, אם כי לעתים הארגון ימצא לנכון לנהל את חשבונותיו במיקור חוץ, על ידי משרד לראיית חשבון והנהלת חשבונות מקצועי.
כך או כך, הפעולות מול משרד ראיית חשבון מקצועי עדיין הכרחיות, משום שרואה החשבון עורך את כל הדוחות הכספיים לרשם החברות ולרשויות המס, מבצע הכנה וביקורת לכל הדוחות הכספיים ומלווה את החברה ברמה העסקית-פיננסית לאורך הדרך.
כמו כן, קיימת דרישה חוקית גם לניהול ספרים ספציפי ולדיווחים בנוגע לפעילות, מה שדורש ליווי מצד גורמים מקצועיים נוספים כמו יועצי מס, חשבי שכר בכירים, מנהלי חשבונות בכירים ועוד.
זוהי קשת רחבה של נותני שירות והיא נדרשת עוד מעבר להנהלת החשבונות הבסיסית, גם בהתנהלות מול גופי מימון ובנקים, בניתוח של כל הפעילות העסקית ובשיקוף נתונים מדויק ופרקטי למנהלים בנוגע לתזרים, הנכסים, ההתחייבויות, פערים וליקויים לרבות מציאת פתרונות מתאימים ועוד שורה ארוכה של משימות ושירותים מקצועיים.
מלווים אתכם במקצועיות ומיומנות ללא דופי
משרד רואי חשבון יניב נשר מעניק שירותי הנהלת חשבונות מקצועיים לכל סוגי החברות ובכל גודל, תוך מתן מענה אישי מלא תוך 24 שעות. המשרד מצויד בתוכנות שמספקות מענה מקיף להנהלת החשבונות, לרבות בתחומי המסחר והשירותים ומתמחה בעריכת דוחות כספיים, ביקורת חברות, דיווח לרשויות המס וליווי עסקי.
