מה צריך עסק כדי לנהל גבייה יעילה מלקוחותיו? ניהול משימות שוטף ואחראי, הבנת תהליכי הגבייה האפשריים במצבים שונים, איתור פתרונות מתאימים לגבייה שאיננה מתקדמת או מול לקוח שמתנער מאחריות והעברת הטיפול לגורמים המתאימים ברגע הנכון. הקמת מערך גבייה היא צעד הכרחי בחיי העסק שלכם וחשוב שיהיה מי שיפקח על המערך בשוטף ומקרוב.
קשיים טיפוסיים בתהליכי הגבייה
רוב העסקים מצליחים לשווק ולמכור, להשביע את רצון לקוחותיהם ולהציע רעיונות פרקטיים מעולים לכל דורש. הבעיה מתחילה ונגמרת כמעט תמיד בשלבי הגבייה. במובנים מסוימים, מדובר בחסם פסיכולוגי – קשה לרובנו לדבר על כסף ולעסוק בו. וכך יוצא שמרבית העסקים חשים באי נעימות מול משלם מסוים, בעיקר אם הם צריכים להבין מדוע התשלום מתעכב או לבשר שהצ'ק שלו חזר.
הקמת מערך גביה לפיכך הוא צורך הכרחי וחיוני לכל עסק. גבייה שמנוהלת בצורה שוטפת, נכונה, מפוקחת ועם מלאי של פתרונות מתאימים לשלבים שונים בתהליכי הגבייה, תעזור לעסק לשמור כראוי על תזרים המזומנים שלו ולהימנע מכניסה למצב כלכלי קשה שעשוי להזיק בטווח הרחוק לפעילות העסקית ולחבל במוסר התשלומים של העסק.
למעשה, לא פעם בעקבות התנהלות לקויה בשלבי הגבייה, מגיעים עסקים רבים לכדי גירעון ומצוקה תזרימית שיידרשו מאמצים רבים מאוד כדי לצלוח אותם בסופו של דבר.
הקמת מערך גבייה במיקור חוץ
הקמת עסקים חדשים או ניהול עסקים קיימים מצריכים שליטה מוחלטת בכל מה שנוגע לתהליכי הגבייה, לרבות יצירת כללי עבודה קבועים וברורים. ייתכן שלא בכל מקרה ישתלם לבית העסק להחזיק במערך גבייה שלם שמשתייך אינטגרלית לעסק, בייחוד בקרב עסקים קטנים עד בינוניים שבהם הגבייה פחות סדירה.
במקרים אלה, ייתכן שיהיה יעיל יותר לבצע הקמת מערך גבייה במיקור חוץ, כלומר שגורם חיצוני ייקח על עצמו את פעולות הגבייה המסייעות לעסק. גורמים אלה מפנים את בעלי העסק מהתעסקות שאיננה נוגעת בפועל לתהליכי השירות והמכירה בארגון ומעבירה אותה לחברה שמתמחה לנושא ושמכירה את שיטות הגביה הקיימות, יחד עם החוקים שנקבעו לכך בחוק.
לא פעם השירות מתבצע בד בבד עם שירותים נוספים כמו הנהלת חשבונות, הפקת דוחות וליווי עסקי, שמסייעים לבעלי העסק להקדיש את כל מרצם ופועלם לניהול השוטף ולקידום האסטרטגיה העסקית שלהם. מומלץ ששירותים אלו יותאמו באופן יעיל ומקצועי לכל עסק בפני עצמו.
גביית חובות מוקדמת או מאוחרת
בין התקבולים השוטפים, ישנם גם כאלה שמתקבלים מראש או בדיעבד, מה שמצריך הקמת מערך גבייה מקצועי שיוצר קשר עם הלקוחות על פי מועדים קיימים, שולח חשבוניות, אחראי לקליטת הכספים בחשבון ולעדכון השוטף של הלקוח.
טיפול במחלוקות חוב
לא פעם מופנים מאמצי הגבייה למי שמנסים להתחמק בתירוצים שונים מהתשלום, או שמסתייגים ממנו בנסיבות שונות. במקרים הללו חשוב להבין שכל איחור בתשלומים פוגע בתזרים השוטף של בעל העסק ובצפי ההכנסות ועשוי להוציא את העסק מאיזון ממש. בנוסף, אדם שמסרב להעביר את התשלום עשוי בנקודת זמן מסוימת להצריך מאמצים משפטיים כלפיו, דבר שיגזול משאבים רבים יותר ממילא.
מערך הגבייה יכול לטפל בסכסוכים מהסוג הזה ללא המרכיב האמוציונלי שמנהל את בעלי העסקים המתוסכלים. באמצעות פתרונות והליכים המכבדים את שני הצדדים בדרך, ניתן יהיה להביא להסדרה יעילה של החוב ולהימנע ממחלוקות ממושכות.
איתור חייבים
הקמת מערך גבייה מסודר ומקצועי תסייע גם בנושא איתור החייבים. אדם שרכש מהעסק שירות או מוצר אך נעלם מבלי לשלם, בדרך כלל מתברר כמי שהותיר אחריו חובות גם אצל גורמים אחרים ולכן שואף להתחמק מתשלומים שאין ביכולתו (או ברצונו) לכסות.
במצבים מהסוג הזה ייתכן שהלקוח יתעלם משיחות ומהודעות, לא יקבל אליו דואר ואף ישנה בשלב מסוים את פרטי ההתקשרות שלו, ע"י החלפת טלפון וכתובת מגורים. קיימות דרכים מקצועיות לטפל בנושא ולאתר את החייב, אך הדבר מצריך פניות ולכן גבייה במיקור חוץ תוכל לסייע מאוד.
גביית חובות באמצעות פנייה להוצאה לפועל
הוצאה לפועל מאפשרת לבעלי חוב שמיצו את כל מאמצי הגבייה האפשריים לפתוח תיק כלפי החייבים בהוצאה לפועל, במסגרתו יחולו סנקציות שונות ומרתיעות על החייב, המאלצות אותו לשלם. מדובר בצעד דרסטי שלעתים אורך זמן רב, כך שהמרחק בין הטלת הגבלות על חייב שלא שילם ובין קבלת הכספים בסופו של דבר עשוי להיות רב.
טיפול מקצועי ושוטף בהליכי הגבייה בעסק
במשרד רואי החשבון יניב נשר, אנו מתמחים בניהול גבייה על ידי הקמת מערך גבייה איכותי ומקצועי שיבצע עבודה שוטפת ותקינה לאורך זמן. גבייה אפקטיבית ושיטתית תורמת בטווח הרחוק והקרוב להצלחתו של העסק ולשגשוג הכלכלי שלו ולכן אין להקל בה ראש.
אמנם חשוב שהעסק ידע כיצד למכור את שירותיו ומוצריו ברווח וגם להעניק שירות טוב ומוצר איכותי, אך אם בסופו של דבר לא תהיה גבייה שתדאג לתמורה המלאה, הדבר יגרור את העסק למעגל אינסופי של בעיות תזרים, המשפיעות ישירות על תהליכי קבלת ההחלטות בחברה, עוצרות את התפתחותה ואף מביאות לצורך במימון גבוה ומיותר.
מלבד הקמת מערך גבייה שוטף ומקצועי שיפחית מהעומס של מנהלי העסק ויאפשר לו להתנהל כראוי, מציע משרדו של רו"ח יניב נשר עוד שירותים רבים שנועדו לשגשוג ולרווחיות של העסק:
- שירותי הנהלת חשבונות – טיפול שוטף בתזרים המזומנים על כל התקבולים וההוצאות, לרבות התקשרות עם גורמים רלוונטיים כמו הבנק, ספקים שונים ועוד ומציאת פתרונות לבעיות שונות שעשויות להתרחש עם הזמן.
- ייעוץ וליווי עסקי – ניסיונו העשיר של המשרד מתאים גם למתן ייעוץ עסקי לעסקים בהקמה או בשלבי צמיחה ופיתוח. הליווי מוצע לעד שלושה עסקים במקביל לכל היותר ומאפשר ראייה רחבה על מהלכים עתידיים והתאמתם לעסק, מאפייניו ומטרותיו.
- ביקורת חברות – עריכת ביקורת פנים ולמול שירותי המס על פי חוק במטרה לשקף את המצב הפיננסי והארגוני של החברה ולאפשר לה לטפל בליקויים ובפערים שונים שהתגלו בביקורת.
- דוחות שנתיים – הכנת דוחות שנתיים ותקופתיים לרשויות המס, לרבות בניית תחזית שנתית, הפקת דוח רווח והפסד, ניכוי הוצאות, הקלות במס, תכנון מס, חישוב מקדמות שנתיות ועוד.
